雇用不安が続く日本。企業は人件費抑制の為、新規採用を控える傾向にあり、大学卒業予定者の内定率が50%を切るという非常に厳しい情勢のようです。
一方、既に働いている人にとっても受難な時代。人は減るけど仕事は減らず、今まで以上に色んなプロジェクトが回ってきてこなす仕事量は年々増すばかり。
業務を少しでも効率的にさばいて早く帰るために、iPhoneでGTDを取り入れてみませんか？
GTDとはタスク管理術です。
アメリカのコンサルタント専門家であるデビッド・アレン（David Allen）が提唱しているライフハックで、近年大きな注目を集めています。
今までの仕事管理はタイムスケジュール方式でした。
しかし業務が多様化してくるとそれぞれのタスクの有効期限がバラバラとなり、かつ断続的になりがちです。これに第三者との連携が加わると更に流動的になります。
「いつから始めていつ終わる」という計画が立てにくい(仮に立てても破綻しやすい)のです。
これに対してGTDではそれぞれのタスクの進捗状況管理に主眼を置いています。
簡単に方法を説明しますと
1. 現在取り組んでいるタスクをタスク置き場に全て書き出す
2. タスクの有効期限を設定する
3. 常に見直して修正(レビュー)する
たったこれだけ。
「何時から何時までを～の業務に充てる」ではなく「現時点で未完了のタスクが5つ。有効期限が迫っているのはこれとこれ。」という感じ。
GTDとは、やりかけの仕事を上手く管理していく方法だと言ってもいいでしょう。
それでは以下に、私なりのGTDを実践して成果の出たやり方「iPhoneで全て管理する」方法をまとめてみました。
【ツールはiPhoneのみに限定する】
GTDにおいて最も重要なのは作業を全て同じツールで行うという事です。
私がGTDを最初に仕事に取り入れた時は、上手くいきませんでした。その時はタスクを書き出すツールが手帳、会社のPC、自宅のPCとバラバラでした。どこに何のタスクを書き込んだのか思い出す作業が面倒になって疎遠になるいつものパターン。
これをiPhoneのみで行うようになってから、そういったストレスからは解放されました。
【タスク置き場も1種類に絞る】
evenote等のwebストレージで管理する方法もありますが、そもそもこういう選択する方は既にそのサービスを使っている事がほとんどだと思います。
かたやエクセルの書類、かたや映画の動画、かたや家族写真・・・。気が散る事請け合いですし、探すプロセスが手間です。
タスク置き場としてGTD専用のtodoアプリを一つ用意する事をオススメします。そしてホーム画面の目立つ所に配置して下さい。
ちなみに私はTouch Todoを愛用していますが、ここは皆様の好みに合わせて選びましょう。
【タスク名は簡潔に】
私がGTDを始めた当初は気合も入っていて、タスク名も詳細な物を作っていました。
しかしやり続けていく内に、タスク名か簡潔である程良い事がわかりました。
補足はその都度レビューで足していき、終われば消していけばいいのです。
× 10/1のA社主催のコンペの為に仕入先Bに見積もり、部長に根回し、部下に積算の指示を出す。
○ A社主催のコンペの準備（有効期限9/30）
・部長に根回し（有効期限：8月末）
・部下に積算の指示（有効期限：9/10）
【PCやMac等との連携機能をOFF】
意外に思われるかもしれませんが、Todoアプリに必ずといっていい程付いてくる「PC（Mac）との連携」機能ですが、ことGTDを行うにあたっては私にとっては不要でした。
上でも述べましたが、GTDを管理する手段が複数あると、思考が分断されて本来の用途以外の使い方をしがちになってしまいます。GTD管理はiPhoneクライアント側で完結すべきというのが私の至った結論です。（もちろんバックアップはこの限りではありません。）
いかがでしょうか？簡単過ぎて拍子抜けする内容だったのではないでしょうか。また、人それぞれに業務内容は異なる為、必ずしも上記の方法がベストだとは思いません。
しかし常に持ち歩くiPhoneだからこそ、やりかけの仕事を定期的に確認し、見直せるツールにピッタリだと私は思います。
是非あなたのお仕事にiPhoneを上手く取り入れてみて下さい。ますますiPhoneが手放せなくなると思いますよ。
